Inside the Industry 14: Product Information File – mistä siinä on kyse?

Mainitsin vähän aikaa sitten aiemmassa eläinkokeita käsitelleessä Inside the Industry -sarjan postauksessa termin Product Information File. Tänään haluaisin jatkaa tuon aiheen kanssa selventäen, mikä tuo tuttavallisemmin lyhennettynä PIF oikein on.

EU:n yhteisille kosmetiikkamarkkinoille ei voi noin vaan tuoda myyntiin kosmetiikkatuotetta laatimatta tuotteesta yksityiskohtaista raporttia, joka selventää tuotteen olevan turvallinen käyttää.  Myyntiin ei siis voi laittaa mitä tahansa eikä EU:hun saa tuoda mitä tahansa sen ulkopuolelta.

EU käsitellään kuitenkin yhtenä markkina-alueena ja sillä on yhteinen lainsäädäntö, eli jos tuotetta on jo tuotu vaikkapa USA:sta Ranskaan ja kaikki paperiasiat on hoidettu kuntoon, voi sitä tuoda sen jälkeen myös vaikkapa Suomeen ja Englantiinkin.

Mikä Product Information File (PIF) on?

Product Information File on dokumentti, jollainen tuotteesta ja sen turvallisuudesta vastaavan tahon (valmistajan, valmistuttajan tai EU:hun tuojan) on jokaisesta yksittäisestä kosmetiikkatuotteestaan laadittava.

Jokainen huulipunan sävy ei tarvitse omaansa, sillä kaikki saman huulipunalaadun vain pigmenteiltään eroavat sävyt voi sisällyttää saman dokumentin alle, mutta vaikkapa jokainen erilainen kosteusvoide kyllä tarvitsee omansa.

PIF täytyy siis olla laadittuna ja se täytyy säilyttää elektronisena dokumenttina tai kirjallisena versiona maassa, joka on ilmoitettu tuotteessa ja vieläpä sellaisella kielellä, että maan viranomaiset voivat sitä ongelmitta lukea.

Jos joku on joskus sattunut miettimään tällaista pientä kosmetiikkatuotteen kyljessä olevaa merkintää, jossa listataan eri maiden kaupunkeja ja yksi niistä on alleviivattu, ei syy alleviivaukseen suinkaan ole se, että juuri tämä tuote olisi tehty tuossa paikassa sijaitsevassa tehtaassa.

Syy alleviivaukseen on, että sillä osoitetaan, missä sijaitsevissa yhtiön toimitiloissa tuotteen Product Information File on saatavilla.

Mitä Product Information File sisältää?

´Vaatimattomasti sanottuna Product Information File sisältää aivan kaiken kosmetiikkatuotteeseen liittyvän.

Product Information Filen täytyy sisältää kuvaus itse tuotteesta, tuotteelle tehty turvallisuusraportti, kuvaus tuotteen valmistustavoista ja vahvistus siitä, että tuotteet on valmistettu alalla vallitsevien hyvien valmistustapojen mukaisesti (Good Manufactoring Practice, GMP), todisteet tuotteen väitettyjen vaikutuksien taustalla olevista testituloksista (esim. kuinka on testattu, että tuote pidentää ripsiä 40 prosenttia) sekä vaikka sitten tiedot niistä eläinkokeista, joita tuote on aikoinaan vaatinut.

Kuvaus itse tuotteesta tarkoittaa, että PIF:ssä täytyy olla esillä tuotteen koko nimi sekä mahdollisesti sen nimen muut versiot muissa maissa, jos tämä EU:hun tuotetta tuova firma vaikkapa myy samaa tuotetta Italiassa ja Ruotsissa eri nimillä.

Tuotteesta tulee myös kertoa sen tarkka käyttö, ellei se sitten ole hyvin selkeää jo tuotteen nimen perusteella (esimerkiksi shampoo ja ripsiväri ovat jo itsessään varsin hyvin tuotteen käyttötarkoituksen kuluttajalle selittäviä).

Monet firmat lataavat tähän kuulemma suoraan kuvan tuotepakkauksesta, sillä tämä kohta vaatii myös, että tuotepakkaus on kunnolla esiteltynä tuotteen tunnistettavuutta silmälläpitäen.

Tuotteesta tulee myös tosiaan olla nyt osoittaa se postaussarjan aiemmassa osassa esillä ollut ja tässäkin postauksessa jo pariin kertaan mainittu turvallisuusraportti, josta ilmenee, että tuote ihan oikeasti on hyväksytty turvalliseksi kaikilta osin.

PIF:iin sisällytettävän Good Manufactoring Practices -ohjeistus puolestaan erittelee, että tuote on valmistettu kosmetiikka-alalla yleisenä standardina pidettävän hyviän toimintatavan mukaista valmistusprosessia, jotta tuotteista tulee hyvä- ja tasalaatuisia.

PIF-dokumenttia tulee säilyttää koko tuotteen valmistuksessaoloajan ja vielä kymmenen vuotta senkin jälkeen, kun tuotteen viimeinen erä on lähtenyt myyntiin.

Jos tuotteeseen tulee muutoksia, täytyy dokumenttia päivittää. Sen on siis oltava aina ajantasalla. Veikkaan, että esimerkiksi jo meidän kotimaisella Lumenellakin on melkoinen määrä PIF:eja säilytettävänään!

Mihin Product Information File -dokumenttia käytetään?

Heitetään vaikka ilmoille raju esimerkki siitä, että myynnissä olleen ripsivärin käyttäjillä alkaisikin yhtäkkiä ilmetä ongelmia näön kanssa ja huomattaisiin, että ripsiväri vaurioittaa silmää. Tässä vaiheessa kaivetaan esiin dokumentti ja siitä tarkistetaan, että tuote on varmasti testattu kunnolla, sillä PIF sisältää tuotteen turvallisuusarvioinnin ja sieltä tulee ilmetä, kuinka turvallisuus on testattu.

Ups, ai eikö sitä oltukaan testattu? Ja ups, kuka olikaan laittanut nimensä turvallisuusraporttiin, joka ei edes kertonut tuotteen olevan turvallinen? Nyt taitaa tulla iso lasku jollekin… Ja vielä isompi ups: oliko joku firma todennut sen muka turvalliseksi laittomilla eläinkokeilla? No way, nyt sitä vasta laskua tuleekin!

Product Information File onkin siis tavallaan kuin eräänlainen vakuutus tuotteelle, sillä sillä voidaan osoittaa, että asioita on testattu ja väitteiden takana on olemassa testidataa ja faktoja.

Nämä dokumentit ovat siis viranomaisten saatavilla heidän pyynnöstään ja tarpeen tullen yhtiöiden on ne heille pyydettäessä annettava. Jos ongelmia siis tulee, on yhtiöiden lain mukaan suosiolla operoitava yhdessä kyseisen maan viranomaisten kanssa ja homma on selvitettävä.